Pour rendre un site accessible, il est nécessaire d'adopter un certain nombre de règles simples, qui sont décrites dans les pages suivantes. Deux principes importants peuvent être dégagés :
Tout élément visuel doit être accompagné d'un commentaire textuel le décrivant. On parle alors de contenus alternatifs. Par exemple, l'attribut «alt» permet de commenter une image insérée grâce à l'élément «IMG». Remarquons que ces commentaires d'images sont mis à profit par les principaux navigateurs graphiques — pendant les chargements des images et comme légende lorsque la souris s'attarde sur l'image.
La structure du document et sa forme doivent être traitées séparément. La structure est spécifiée grâce aux éléments et attributs HTML (titres, sous- titres, paragraphes, images, ...), la mise en page à l'aide de feuilles de style (choix typographiques, couleurs, espacements...). Cette séparation nette de la forme et du fond permet aux navigateurs non visuels d'extraire plus facilement la structure logique du document. Elle offre aussi plus de liberté aux concepteurs de pages visuelles dans la mise en page (les feuilles de style offrent beaucoup plus de possibilités que HTML).
Les pages d'information d'un site contiennent souvent essentiellement du texte et de ce fait sont accessibles. Par contre, les pages d'accueil et de navigation comportent très souvent des éléments graphiques ou dynamiques destinés à assurer l'attractivité, l'esthétique du site. Il faut donc porter une attention toute particulière à ces pages car bien souvent ce sont elles seules qui empêchent l'accès à des documents par ailleurs bien accessibles.
Dans un document imprimé, le lecteur déduit la structure de la mise en page. La typographie, les marges, les espacements lui indiquent les différentes parties, les titres... Ces caractéristiques correspondent en général à des conventions implicitement admises par le lecteur (par exemple, les titres en corps gras et de dimensions plus grandes que le reste du texte). Dans un document HTML, le concepteur utilise les éléments HTML prévus à cet effet pour indiquer la fonction de chacune des parties du document, voire de chaque mot ou groupe de mots. Par exemple, on utilise l'élément «H1» pour indiquer qu'un groupe de mots forme un titre principal (il sera alors encadré avec les balises <H1> et </H1>).
Lors de la lecture, le logiciel de navigation construit la présentation du document en fonction des éléments utilisés. Cette présentation s'appuie la plupart du temps sur des conventions utilisées pour un document imprimé (les zones marquées avec l'élément «H» seront écrites avec des caractères gras, plus gros que pour le reste du texte, et des espaces avant et après). Un navigateur non visuel construit une présentation tout à fait différente du même document, de façon à répondre aux besoins ou aux préférences particulières de l'utilisateur.